Thème, lieu, date, type de conférence, traiteur… Après avoir bien avancé sur l’organisation de son événement d’entreprise, la société C**** (spécialisée dans le recrutement et les ressources humaines) nous a contacté afin que l’on prenne en charge la partie la plus délicate de l’événement.

1°) Nous avons défini une cible de participants.

Cet événement d’entreprise a été pensé avec une stratégie permettant d’arriver à un objectif précis. Il a été en effet capital de définir la cible la plus à même d’être intéressée par cet événement, afin qu’il puisse avoir un bon retentissement.

L’entreprise C**** nous a fourni un fichier comprenant les coordonnées de contacts qu’elle souhaitait voir pour ce dernier. Notre tâche a d’abord été de (re)qualifier ce fichier afin qu’il soit à jour… Et nous avions bien fait car trois des potentiels invités avaient pris leurs retraites, cinq autres avaient changé de service et enfin, huit n’étaient plus salariés… Parmi ces décideurs, certains appartenaient à des entreprises considérées par notre client comme étant de « grands comptes ».

2°) Nous avons envoyé les invitations.

Lors de notre action de requalification de fichier (effectuée par téléphone) nous avons pu confirmer ou corriger l’ensemble des adresses électroniques contenues dans le fichier de notre client. Nous avons pu aussi prendre note du numéro de téléphone portable professionnel d’un grand nombre d’invités.

Un mois avant l’événement, nous avons été chargés d’envoyer les e-mails d’invitations et de relancer les invités par téléphone, six jours après envoi.

3°) Nous avons relancé dans l’objectif de valider une confirmation ou une annulation.

Nous avons pu ainsi prendre connaissance de la position de 76% des décideurs. C’est la raison pour laquelle nous avons suggéré à notre client une action de relance supplémentaire par voie de SMS.

Cette dernière a été mise en place dix jours avant l’événement vers les personnalités n’ayant pas répondu, soit approximativement 18% du fichier initial.

Ce qui nous a permis de prendre connaissance de 13% de la position confirmation ou annulation, en plus.

4°) A l’issue de cet événement, nous avons suggéré une étude de satisfaction.

En dix questions courtes, cette étude de satisfaction effectuée par téléphone a permis de mesurer l’impact de l’événement, mais aussi de donner des axes d’améliorations pour les prochains événements d’entreprise, que notre client souhaiterait organiser.