Fiche prospect : C’est quoi ? Exemples et conseils

C’est un document qui contient des informations concernant sur un prospect potentiel, son parcours, la date du contact, des infos pour le qualifier, des détails comportementaux et transactionnels. Les fichiers de prospects sont constitués d’informations sur le prospect qui peuvent être utilisées par divers départements d’une entreprise, notamment le département des ventes, ainsi que pour des stratégies de marketing intégrées à un logiciel CRM.

La création et la tenue à jour de fichiers de prospects sont cruciales pour la réussite d’une entreprise dans le cadre de la prospection commerciale.

C’est quoi une fiche prospect (définition)

La fiche prospect est utilisée pour les activités commerciales à la fois en BtoB (Business to Business) et B2C (Business to Consumer). Les fiches prospects contiennent toutes les informations et données relatives aux clients potentiels, telles que leurs coordonnées.

Cet outil avec les types d’informations qu’elle contient permet d’organiser de manière pertinente et efficace vos campagnes de prospection. Que ce soit de la prospection téléphonique, de la prospection sur les réseaux sociaux, de la prospection par email ou sur le terrain.

La fiche de prospection contient toutes les informations que l’équipe de vente doit connaître sur un prospect afin de pouvoir l’utiliser comme une ressource à son avantage.

Que doit contenir une fiche prospect ?

Pour qu’une fiche prospect réponde aux exigences de votre entreprise, il est essentiel qu’elle contienne un certain nombre d’éléments clés.

En fonction des objectifs de votre organisation, mais aussi de votre public cible et personas, vous aurez différents types d’objectifs. Il est recommandé de les déterminer au préalable, et en fonction de la stratégie que vous envisagez. Ce sont vos objectifs qui guideront une partie de ce que doit contenir une fiche prospect type.

Néanmoins, pour vous guider vois quelques exemples d’éléments pour vous aider à démarrer :

Les infos de base

Les fiches de prospects doivent contenir des informations élémentaires et utiles qui vous permettent de contacter le client potentiel. Les informations que j’aimerais inclure sont son nom, son prénom, son adresse, son numéro de téléphone et d’autres détails essentiels.

Pour que le contact sache ce qu’il doit faire, il faut également inclure des qualifications dans les formulaires afin de les personnaliser. C’est ce que nous allons voir dans la suite de cet article :

Les infos pour qualifier l’entreprise

Il est important de déterminer si l’entreprise fait partie de votre cœur de cible, c’est-à-dire si c’est le type d’entreprise où vous souhaitez concentrer vos efforts de vente et de marketing.

Les informations suivantes sont généralement nécessaires pour se qualifier :

  • Ses besoins
  • Le nombre total d’employés
  • Situation géographique
  • Fournisseurs, clients …
  • Logiciels utilisés ( ERP, CRM, ..)
  • ..

Il est important de veiller à ce que toutes les fiches prospects présentent autant d’informations standardisées que possible afin que quiconque puisse lire facilement les fichiers.

Dans le cas d’un prospect BtoC cela va plutôt être : ses centres d’intérêt, nombre enfants, sexe, habitudes de consommation, type d’habitation ….

Les infos transactionnelles et comportementales

Il peut être intéressant d’avoir l’historique d’un client afin que votre équipe de vente puisse identifier les opportunités à venir.

Vous pouvez également vous renseigner sur les achats récents qu’ils ont pu effectuer, ainsi que sur différents éléments qui peuvent vous aider à structurer la conversation :

  • Les services et produits achetés
  • Date de dernier achat
  • Derniers échanges avec votre entreprise

En ce qui concerne le comportement de votre prospect, cela peut inclure tout un tas d’informations sur comment il a réagi à vos dernières campagnes de prospections. Il faut récolter des informations utiles qui peuvent vous permettre de déceler un intérêt, segmenter

  • A-t-il réagi et interagi aux derniers emails.
  • Son comportement sur le site internet, un panier abandonné ?  Quels pages visités ? Temps passé sur le site ?
  • Son interaction sur les réseaux sociaux avec vous ou votre entreprise ?

Exemple de fiche prospect à télécharger

Nous avons mis à votre disposition des modèles de prospection gratuits que vous pouvez télécharger et remplir pour vous donner une base de départ pour la future fiche prospect de votre entreprise. (Format .doc que vous pouvez transférer en PDF)

Exemple de fiche prospect à télécharger

Comment alimenter ses fiches prospects ? Où trouver les informations ?

Un bon point de départ est constitué par vos données internes.

Ensuite il peut s’agir de données collectez sur un formulaire de contact d’un site web, suite au téléchargement d’un livre blanc, ou alors d’informations être obtenus lors de salons professionnels.

Vous pouvez aussi collecter des informations « publique » sur les bases légales d’entreprises, les données disponibles sur google map, les sites web d’entreprises, les réseaux sociaux ….

En outre, vous pouvez louer ou acheter des fichiers de prospects spécifiques à une entreprise donnée.

Des logiciels et outils permettent de récupérer tout un tas d’informations sur des prospects potentiels.

Quelle est la différence entre une fiche prospect et un fichier de prospection ?

Un fichier de prospection est différent d’une fiche de prospection, ce qu’il est important de noter.

Une fiche prospect contient des données spécifiques à un seul prospect alors que le fichier de prospection des détails sur de nombreuses opportunités divisées avec plusieurs prospects segmentés en différentes catégories.

En réalité, un fichier de prospection n’est qu’une liste de plusieurs contacts qui peut être utilisée comme une base de données.

Comment choisir un CRM pour intégrer un fichier prospects ?

Le choix d’un CRM adéquat pour la gestion et l’intégration de fichiers prospects représente une décision stratégique pour toute entreprise cherchant à optimiser sa relation client. Avant de trancher, certains critères méritent une attention particulière pour s’assurer de la pertinence des outils de GRC

La simplicité d’utilisation est essentielle. Un CRM, malgré la sophistication de ses fonctionnalités, doit rester intuitif et facile à maîtriser pour tous les utilisateurs. Le temps d’adaptation réduit non seulement les coûts de formation mais garantit également une utilisation optimale de la plateforme.

Il est fondamental de se pencher sur la compatibilité et l’interopérabilité du logiciel. Est-il capable d’intégrer des fichiers provenant de divers formats ? Peut-il se connecter aisément à d’autres outils ou systèmes déjà en place au sein de l’entreprise ? La réponse à ces questions influencera grandement l’efficacité du CRM choisi.

La question de la sécurité des données est primordiale. Dans un monde où les cyberattaques sont monnaie courante, garantir la confidentialité et l’intégrité des informations relatives aux prospects est une nécessité. Opter pour un CRM proposant des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données ou des protocoles d’authentification avancés, s’avère judicieux. Vous devez donc apprendre comment choisir un crm

La quête du CRM idéal nécessite donc une analyse approfondie des besoins spécifiques de l’entreprise et des fonctionnalités offertes par chaque outil. Avec cette méthode, le potentiel de chaque fichier prospect sera véritablement exploité.