Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va.
Sénèque
Aujourd’hui, la destination de toute société éclairée passe par la numérisation de ses processus, y compris la facturation. Mais qu’est-ce que la dématérialisation des factures et comment l’implémenter dans sa petite entreprise ? Tentons d’y voir plus clair avec les rouages de cette mécanique.
Bref rappel des bases : c’est quoi une e-facture (facture électronique) ?
Pour faire simple, une e-facture est comme un cygne dans une marre de canards : elle ressemble à une facture papier classique, mais elle est bien plus élégante et pratique. Émise, transmise et reçue de manière 100 % dématérialisée, elle possède des particularités qui lui sont propres et qui, en fait, la différencient des factures « papier » ou du simple PDF.
Comment mettre en place la dématérialisation dans sa (petite) entreprise ?
Pour mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise, vous devez commencer par choisir un chef de projet, celui ou celle qui sera en première ligne pour effectuer cette transition. Ce peut être le responsable financier, un contrôleur de gestion, un comptable, l’expert-comptable… En somme, une personne douée d’un sens de l’organisation hors pair et capable de mener à bien les missions clés telles que :
- La collecte des informations
- Le respect des normes de traitement des données
- La gestion des droits des utilisateurs
- L’organisation des workflows collaboratifs avec les fournisseurs.
- Les phases de test
- …
La transition ne se fera pas du jour au lendemain. Mais avec les mesures adéquates, vous pouvez commencer dès maintenant.
Quelques conseils :
- S’assurer que les données de vos factures sont conformes aux exigences de votre destinataire.
- Choisir une signature électronique compatible avec votre flux de travail
- Mettre en place un protocole d’échange définissant les modalités d’échange des factures entre vous.
- Comparer plusieurs solutions/outils/logiciels.
- Déployer une solution de dématérialisation des factures fournisseurs pour simplifier la collecte et la validation.
Existe-t-il des outils/logiciels pour faire cela ?
Kwixeo
Dans le monde des affaires, le vent souffle en faveur de la transformation digitale, et Kwixeo est l’outil idéal pour naviguer dans ces eaux. Kwixeo est un logiciel de gestion commerciale complet qui comporte de multiples modules, de la facturation à la gestion des stocks. Ce logiciel offre également des outils de gestion de chantiers, de suivi des charges et de planification des interventions, retrouvez plus d’informations ici.
Axonaut
Pensé pour les TPE et PME, ce logiciel français comme un camembert bien fait propose une solution intégrée pour la gestion de vos factures, qu’elles soient destinées à vos clients ou proviennent de vos fournisseurs.
DocuWare
Ce logiciel clé en main permet de dématérialiser tous vos documents, qu’il s’agisse de factures, de contrats ou de documents RH.
Conçu spécialement pour les PME qui commencent leur transition vers le numérique, DocuWare est comme une boussole qui indique le nord. Grâce à son intégration facile avec la plupart des systèmes ERP du marché, il permet une transition en douceur vers une gestion numérique de vos documents.
Que dit la loi sur la dématérialisation des factures ?
L’Etat français, en véritable lion contre la fraude à la TVA, cherche à établir la facture électronique comme nouvelle norme de facturation. Depuis 2017, la e-facture est d’ailleurs imposé pour le business avec le gouvernement to Government (B2G) et, progressivement, cette obligation s’est étendue à toutes les entreprises de toutes tailles.
Cependant, à l’instar d’une marée qui monte, la facturation électronique va s’étendre à toutes les relations interentreprises sur le territoire national à partir du 1er juillet 2024. Les factures électroniques deviendront la norme pour toutes les transactions entre les entreprises françaises.
Commencez maintenant pour une mise en place tout en douceur au lieu de faire ca au dernier moment dans la précipitation.
