Les séminaires d’entreprise ont le vent en poupe depuis peu. Pour diverses raisons, les entreprises y font recours et il faut reconnaître que les résultats escomptés sont généralement au rendez-vous. L’organisation d’un tel évènement n’est toutefois pas une tâche des plus aisées. Il convient donc de bien s’y prendre pour tirer parti de l’évènement. Si vous envisagez d’organiser un séminaire dans votre entreprise, voici quelques conseils qui devront vous aider.
Définir les objectifs de l’évènement et choisir son thème
Lorsque vous souhaitez organiser un séminaire pour vos collaborateurs, il existe différents types de séminaires d’entreprise que vous pouvez envisager. Ceci dit, le choix à faire va surtout dépendre de vos attentes et objectifs à l’issue de l’évènement puisque chaque type de séminaire est indiqué pour des besoins précis.
De ce fait, pour réussir votre coup, il importe que vous définissiez en amont vos objectifs. D’ailleurs, cela va de soi d’autant plus que tout évènement, quel qu’il soit, doit être conçu en fonction de ses objectifs et de sa cible. À ce propos, le plus gros travail c’est de pouvoir définir clairement les motivations pour l’organisation de l’évènement.
Pour cause, une fois cette étape achevée, la cible viendra naturellement. Par ailleurs, pour faire de l’évènement une rencontre moins formelle, il est beaucoup plus judicieux de choisir un thème pour votre séminaire d’entreprise.
Celui-ci doit se rapporter aux différents objectifs, mais aussi au public auquel il est destiné. Selon que vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe ou intégrer de nouveaux collaborateurs dans l’effectif par exemple, un format adapté doit être prévu avec des activités qui vont dans ce sens. Vous pourrez dès lors mieux budgétiser votre séminaire avec un peu plus d’informations sur le lieu et d’autres paramètres.
Bien penser le choix de la date et du lieu pour l’organisation du séminaire
Le choix de la date et du lieu de l’évènement est une étape très importante du processus d’organisation. Ainsi, une fois le budget établi, c’est particulièrement à cela que vous devez réfléchir. À ce propos, vous devez garder à l’esprit que la présence de tous les participants dépendra surtout de la date prévue pour l’occasion. Mais celle-ci doit également prendre en compte la disponibilité des conférenciers et speakers (cliquez pour en savoir plus).
Aussi, ce paramètre sera très déterminant pour l’accès à des lieux spécifiques pour la tenue de l’évènement. Pour un choix judicieux, le mieux serait d’éviter les week-ends de pont ou les périodes de vacances scolaires. Les jours de grands évènements sportifs ainsi que les différentes dates qui pourraient compromettre la disponibilité des participants sont à éviter également.
De même, il est important que vous preniez en compte l’activité de votre entreprise. Une période creuse en termes d’activité pour l’entreprise est beaucoup plus judicieuse. En ce qui concerne le choix du lieu, il va sans dire qu’un endroit agréable qui sera du goût des participants est ce qu’il faut. Dans tous les cas, certains paramètres doivent nécessairement être pris en compte, notamment la capacité d’accueil.
Une visite des lieux est préférable sur ses caractéristiques. Il doit s’accorder aux besoins de votre entreprise en termes d’hébergement et de restauration, mais aussi pour l’organisation des activités prévues. La facilité d’accès, la présence des infrastructures nécessaires, la proximité… sont également d’autres critères à prendre en compte.
Réaliser un planning et faire la promotion de l’évènement
Pour la réussite de l’évènement, il est beaucoup plus judicieux que les participants soient le plus tôt possible mis au courant afin de mieux s’y préparer. Pour ce faire, l’idéal est de réaliser un planning de votre séminaire et de le communiquer aux invités.
Un planning précis où sont détaillés les programmes de chaque journée est ce qu’il faut. Votre planning doit pouvoir renseigner la nature des activités à réaliser, leurs horaires, les heures des conférences et des réunions, les différents temps de pause, le nom des conférenciers, etc. Cliquez ici pour plus d’informations.
Quoi qu’il en soit, faites en sorte d’être le plus précis possible sur le déroulement de l’évènement. Par ailleurs, il ne suffit simplement pas de communiquer le planning à vos collaborateurs. Vous devez faire la promotion de l’évènement auprès d’eux et les motiver à y participer. Les moyens pour ce faire sont nombreux. À vous de voir comment bien vous y prendre pour y arriver.
