Base de données pour prospection commerciale : présentation

En prospection, la base de données est un de fondement qu’une entreprise se doit de mettre en place pour mener des actions ciblées, trouver de nouveaux prospects et entretenir une bonne relation avec ses clients. Elle peut servir dans bien des situations de prospections comme une action de mailing postal, d’emailing ou de prospection téléphonique…

Qu’est-ce que d’une base de données de prospection ? (Aussi appelé fichier de prospection)

Définition : La base de données de prospection est un répertoire contenant différents contacts avec des champs comme : noms du contact, adresse, nom de l’entreprise… Une base de données de prospects se compose de différents enregistrements pertinents pour votre client potentiel ou votre prospect, qui sont sélectionnés sur la base de certains paramètres tels que le marché cible, la situation géographique… Elle sera utilisée pour des campagnes de prospections.

Une action commerciale (téléphonique, terrain, autres) commence généralement par l’élaboration d’une base de données (un fichier) avec des données spécifiques

La mise en œuvre d’une base de données peut répondre à plusieurs besoins comme gérer des besoins marketing complexes (emailing, sms mailing, publipostage…), télémarketing ou contacter les principaux dirigeants de société du cœur de cible de votre entreprise.

Encore plus aujourd’hui, il est primordial de garder un contact continu avec vos clients et prospects. Il est vivement conseillé d’avoir un contact téléphonique, d’envoyer des courriers postaux, des emails ciblés de façon régulière.

Comment créer une base de données de prospection commerciale ?  Les étapes

Nous allons voir quelques principes importants pour élaborer votre base de données, segmenter votre base de données puis la mettre à jour.

Pensée en fonction de votre cœur de cible

Pour être efficace, votre fichier de prospection doit être élaboré en fonction de votre cœur de cible !! Cette base que vous pouvez au début concevoir sous Excel doit regrouper les noms, coordonnées et diverses informations sur votre cœur de cible. Il est important de prévoir des champs qui vont permettront de cibler des prospects bien définis par exemple : taille de l’entreprise, code NAF (Nomenclature d’Activités Française) et zone géographique.

Pour une base de données BtoB, vous pouvez par exemple partir de répertoire gratuit ou payant d’entreprise pour trouver, sourcer de nouveaux clients. Il existe par exemple le répertoire d’entreprise Sirene (système informatique pour le répertoire des entreprises et des établissements) qui est géré par l’INSEE.

Astuce pour avoir une base de données prospection gratuite : Sirene , info-greffe, Linkedin, annuaire gratuit d’entreprise….. Soyez créatifs

Exemple d’une base de données de prospection BtoB (vous pouvez partir de cette base dans un fichier Excell) :

  • Nom de l’entreprise
  • Raison sociale
  • Date de création
  • Nom du principal dirigeant (quand renseigné)
  • Nom du contact et fonction dans l’entreprise
  • Adresse complète (aux normes postales)
  • N° de téléphone de l’entreprise
  • N° de téléphone du contact
  • Code NAF (APE)
  • Activité
  • CA
  • Effectif
  • Forme juridique
  • Siret

Exemple d’une base de données prospects BtoC (vous pouvez partir de cette base dans un fichier Excell) :

  • Âge
  • Sexe
  • Zone géographique (région, département, code postal)
  • Nombre d´enfants
  • Marié, pacsé, célibataire
  • Type de contrat : fonctionnaire, cadre, ouvrier…
  • Revenu / CSP
  • Téléphone
  • Email
  • Habitude d’achat : Internet, boutique, vente par correspondance
  • Fréquence d’achat
  • Intentions d’achats
  • Centre d’intérêts particuliers
  • Type d’habitation / (propriétaires / locataires)

La segmentation pour des opérations plus ciblées

Il faut penser à définir des critères d’identification pertinents afin de scinder votre base de données en segments ayant des points communs (le cœur d’activité, le comportement, le niveau de commande, la fonction du décideur…). Le but est d’identifier et de pouvoir communiquer avec les mêmes argumentaires commerciaux aux entreprises qui ont les mêmes caractéristiques.

Pour éviter les pertes de temps, il est vivement conseillé de passer du temps pour bien définir la segmentation pour ensuite ne pas changer au cours du temps !!

Cette segmentation permet de traiter ensemble certaines opérations marketing ou encore d’organiser efficacement les visites de votre force commerciale.

La mise à jour de cette base de données est importante

Au fil du temps et des évènements, vous allez forcément avoir des entreprises qui déménagent, des contacts qui changent de société ou de fonction. Il faudra donc veiller à tenir votre base de données à jour pour qu’elle soit utilisable dans le temps.

Elle doit être validée, nettoyée, protégée et mise à jour 1 Fois par mois, 1 fois par trimestre, 1 fois par semestre : à vous de trouver le rythme qui vous semble le mieux.  Cela permettra par la même occasion d’entretenir le lien avec l’entreprise et votre contact.

Une base de données est peut-être gérée à l’aide d’Excel (fichier centralisé ou fichier partagé) mais aussi à l’aide d’un CRM, d’un logiciel d’automatisation du marketing, logiciels de gestion des prospects

Il est presque impossible d’avoir toujours une base de données 100% à jour. Avoir des fichiers avec moins de 6-7% de NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) ou de mauvais numéros de téléphone dans votre base de données est un bon objectif.

Votre fichier de prospection doit être en accord avec la loi : CNIL et RGDP

Vous allez collecter des informations, traiter des informations parfois à caractères personnels. Il faut impérativement être en accord avec la Loi. Nous vous conseillons de faire un tour sur le site de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). : https://www.cnil.fr et de regarder la RGDP en détail si vous traitez des informations à caractères personnelles.

Avantages et utilisation d’une base de données de prospects

De nombreuses campagnes de marketing ciblé par base de données dépendent fortement de la cohérence et la qualité de leurs bases de données (listes marketing).

Elle contribue également à la segmentation des contacts dans différentes catégories sur la base des commentaires des utilisateurs et aide à éliminer tout contact inutile, tout en nettoyant simultanément la base de données.

Elles peuvent être utilisées pour diverses campagnes marketing :

• D’emailing

• De publipostage

• De sms-mailing

• De fax-mailing

• De prospection téléphonique BtoB et BtoC.

Dans le même sujet : Construire un fichier clients : mode d’emploi

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