Les sociétés traitent une grande quantité de documents sensibles (physiques et numériques) qui doivent être protégés pour des raisons de sécurité ou de confidentialité. Il est donc important de mettre en place des moyens de protection efficaces. Quelles sont les différentes techniques pour protéger vos documents importants ?
Quelles solutions pour sécuriser vos documents physiques ?
Pour assurer la sécurité de vos documents physiques en entreprise, vous pouvez installer un coffre-fort dans votre bureau. Choisissez un modèle blindé pourvu d’une interface numérique combinée à une clé. Ce type de coffre présente une meilleure sécurité. Si besoin, prévoyez des tiroirs sécurisés dans les bureaux de tous les responsables pour faciliter le stockage des dossiers importants.
Dans la même logique, vous pouvez aussi utiliser des outils d’authentification (codes, seaux, timbres, tampon) pour identifier vos dossiers. Il serait difficile pour une personne externe de falsifier les documents qui portent votre empreinte sans éveiller des soupçons. De votre côté, ces méthodes d’identification sont aussi idéales pour classer les données internes suivant leur priorité et leur sensibilité.
Optez pour un destructeur de documents
La corbeille à papier fait partie des principales sources de fuite d’informations en entreprise. Pour résoudre ce problème, les destructeurs de documents sont des solutions intéressantes. En plus d’être compacts, ils garantissent la sécurité de vos dossiers.
Toutefois, pour avoir un destructeur de documents efficace, il est important de tenir compte de certains critères et de se diriger vers un vendeur réputé. Misez sur les modèles qui possèdent un arrêt automatique et dont la déchiqueteuse propose une coupe fine. Pour ces destructeurs, l’ergonomie est optimale et le niveau de performance est élevé. Certains d’entre eux sont équipés d’un système d’économie d’énergie et s’auto-lubrifient.
Il existe également des destructeurs qui laissent passer les trombones et les agrafes. Leurs lames sont en acier dur, ce qui est idéal pour faire des coupes droites et précises. En fonction de la taille des documents traités, vous avez le choix entre les modèles de 40, 60 et 80 L pour de gros volumes. De plus, pour éviter les bourrages de papiers, vous pouvez investir dans un équipement doté d’un système de contrôle électronique. Celui-ci indique en temps réel la charge de destruction et donne un signal quand le réservoir est plein.
Sécurisez vos documents numériques
La protection des documents numériques d’une entreprise relève des responsabilités de la DSI. Pour optimiser le niveau de sécurité, elle peut créer des mots de passe qui autorisent l’accès aux fichiers et applications. Ceux-ci doivent être renouvelés régulièrement et de façon automatique. De même, pour chaque dossier, il est important de définir les profils autorisés d’accès et des bureaux sécurisés. Cela permet de contrôler efficacement le flux d’informations dans la société.
Ceci étant, la protection du réseau local est aussi essentielle pour lutter contre le piratage informatique. Parmi les solutions existantes, on compte les routeurs filtrants, le pare-feu, les sondes anti-intrusions. Les messageries électroniques doivent être aussi sécurisées, de même que les connexions avec les réseaux externes.
Par ailleurs, pour limiter l’intrusion des personnes malintentionnées dans les salles informatiques, nous vous conseillons de sécuriser toutes les entrées. Cela passe par l’installation de portes équipées de système de verrouillage par code. Les modèles sophistiqués sont reliés à un système de reconnaissance faciale ou d’empreinte digitale. Si possible, vous pouvez mettre en place une caméra qui détecte les mouvements inhabituels.
